Documentos e licenças sob controle
Como organizar licenças, planos, contratos e comprovantes com versão, validade, responsável e histórico de alterações.
A maioria dos problemas com documentação não vem de documento inexistente, vem de documento vencido, substituído sem aviso ou arquivado em um lugar que ninguém encontra na hora da fiscalização.
Um repositório único por organização
Todos os documentos ficam vinculados à empresa e, quando aplicável, à unidade. Cada arquivo tem tipo, número, órgão emissor, data de emissão e data de validade.
Versões, não substituições
Quando uma licença é renovada, a nova versão entra sem apagar a anterior. O histórico permanece disponível para consulta e auditoria.
Validade que gera alerta
A data de vencimento não fica parada em um campo: ela alimenta alertas preventivos, para que a renovação comece antes do prazo terminar.
Documento ligado à obrigação
Documentos podem ser usados como evidência de obrigações. Assim, uma pendência deixa de ser uma anotação e passa a ter comprovação anexada.
Acesso controlado
Os arquivos ficam em armazenamento privado, acessíveis apenas por membros da organização com permissão, através de links temporários — não por URLs públicas permanentes.
Rastreabilidade
Upload, verificação, substituição e exclusão ficam registrados com autor e data no histórico do documento.
O EcoGuard é uma ferramenta tecnológica de gestão e acompanhamento. A aplicação das obrigações legais deve considerar a atividade, localização e situação específica de cada organização.